KIZUNA合同会社
050-3718-7765 お問い合わせ
トップ ＞ コラム
予約管理

AIで予約管理、キャンセル待ちは「確定」と「仮」を分けてから知らせる

2026年10月29日　KIZUNA合同会社
この記事の要点
  1. キャンセルで空いた枠は、知らせなければ空いたまま売上になりません。名簿に確定と入金待ちが混ざっていると、空いていない席を案内したり、空いている席を見落としたりします。
  2. AI に名簿を渡すときは、名前を番号に置きかえ、「確定・入金待ち・キャンセル待ちに分けて、どれにも当てはまらない行は別に書き出して」と頼みます。
  3. 判断は人、作業は AI。数え直し・案内・返事の書き戻し・食い違いの知らせは仕組みに任せ、誰を確定にするか、いつまで待つかはお店が決めます。

キャンセル待ちの名簿でいう「確定」は、入金や来店の約束まで済んで席が決まった方、「仮」は入金待ちや仮押さえで、まだ席が決まっていない方のことです。LINE公式アカウントの「タグ」は、管理画面のチャットで相手に付けられる目印で、同じタグの方のチャットだけを探せます。

なぜ、キャンセル待ちは知らせる前に名簿を整えるのか

キャンセルで空いた枠は、待っている方に知らせない限り、空いたまま終わります。その時間の売上は戻りません。だから、空きが出たらすぐ知らせたい。急ぐほど、名簿の見落としが効いてきます。

名簿に「確定」の方と「入金待ち」「仮押さえ」の方が同じ並びで載っていると、席の数を数え違えます。空いていない席を案内すれば、あとからお断りの連絡を入れることになり、待っていた方をがっかりさせる。反対に、仮のまま止まっている席に気づかなければ、本当は空いている枠を埋めないまま当日を迎えます。どちらも、知らせる文の上手下手より前の、名簿の問題です。

美容室の指名枠でも、整骨院の夕方の枠でも、教室の定員でも同じことが起きます。紙でも表計算でも、「この人は確定か」を一目で見分けられない名簿なら、ここから先の話はそのままお店に当てはまります。

知らせる前に、名簿の「確定」と「仮」を分ける

実際にあったことを書きます。KIZUNA が申込みの受付を作っている、ある催しで、定員が増えたのを受けて、キャンセル待ちの方全員に案内を送りました。返事は LINE の選ぶボタンで受けたので、「両方に参加・懇親会もあり」のような答えが、打ち間違いなくそのまま届いています。

同じ日に、見送りを選んで申込みを取り消した方がいました。名簿を読み返すと、その方は入金待ちのまま、席の数に入っていた。もともと確定の席ではなかったわけです。取り消しが出たのをきっかけに、数え方の食い違いが表に出ました。

ここから分かったのは、案内を送る順番です。

  1. 1名簿を「確定（入金済み）」「入金待ち・仮押さえ」「キャンセル待ち」に分ける
  2. 2確定の数だけで、本当に空いている席を数える
  3. 3空いている席の数だけ、待っている方に案内を送る
  4. 4返事は「行けます」「今回は見送ります」のどちらかで受け、名簿に書き戻す

手順1と2を飛ばすと、手順3の案内がいくら丁寧でも、数が合いません。名簿の読み返しは地味な作業ですが、AI に任せやすい作業でもあります。

AI に名簿を読ませるときの頼み方

ChatGPT・Gemini・Claude のような AI は、貼った表を読んで、決めた分け方で並べ直すのが得意です。Gemini は、パソコンの gemini.google.com で入力欄の追加のアイコンから「ファイルをアップロード」を選ぶと、表のファイルを渡せます。Claude は、入力欄の左下の「+」から手元のファイルを選びます。

渡す前に、お客さまの名前は番号に置きかえてください。Google は Gemini の案内で、レビュアーに見られたくない機密情報は入力しないよう書いています。番号と名前の対応表は、お店の手元にだけ残します。

頼む文は、たとえば次のようにします。

頼む①「下の名簿を、確定（入金済み）・入金待ち・キャンセル待ちに分けて、それぞれの番号を並べてください。どれにも当てはまらない行は、別に書き出してください。」
頼む②「定員は（ここに数）です。確定の数だけで数えると、空いている席はいくつですか。入金待ちを数に入れた場合との違いも書いてください。」
頼む③「空いた席をキャンセル待ちの方に知らせる LINE の文を、短く作ってください。返事は『行けます』『今回は見送ります』のどちらかで答えられる形にしてください。」

効くのは「どれにも当てはまらない行は、別に書き出して」の一言です。AI はあいまいな行も、どこかに入れて並べてしまうことがあります。分からない行を分からないまま出させれば、そこだけ社長が見れば済みます。誰を確定にするか、入金待ちの方をいつまで待つかを決めるのは、お店です。

LINE公式アカウントだけで、待っている方に印を付ける

キャンセル待ちの方と LINE でやり取りしているなら、管理画面のチャットで、その方に「キャンセル待ち」のタグ（チャットの相手に付ける目印）を付けておけます。付けたタグを押すと、同じタグの方のチャットだけが探せます。空きが出たとき、誰に知らせるかを探し回らずに済みます。

無料の範囲チャットの基本の機能

  • 作れるタグの種類は、最大5個
  • ひとりに付けられるタグは、1個まで
  • メモを残すノートは、チャットごとに1件まで

チャットProオプションチャットの有料の追加

  • 作れるタグの種類は、最大300個
  • ひとりに付けられるタグは、最大30個
  • ノートは、チャットごとに最大1000件

2026年10月29日に、LINEヤフー for Business のマニュアル「チャット」で確かめた数です。

無料の範囲ではひとりにタグが1個までなので、タグを「今の状態」として使うと迷いません。待っている間は「キャンセル待ち」、席が決まったら「確定」に付け替える。希望の日や時間は、ノートに書いておきます。

KIZUNA が組む仕組みは、判断は人、作業は AI

管理画面のタグとノートは、社長が手で付け替える前提です。忙しい週ほど、付け替えが後回しになります。KIZUNA が作る仕組みでは、手で動かす所を次のように分けています。

仕組みと AI が受け持つ毎回同じ作業

  • 取り消しが出たら、空いた席の数を名簿から数え直す
  • 待っている方に、選ぶボタン付きの案内を送る
  • 押された答えを、名簿にそのまま書き戻す
  • 名簿を読み返し、入金待ちが席の数に入っているような食い違いを知らせる

人が決めるお店ごとに違う判断

  • 入金待ちの方を、いつまで待つか
  • キャンセル待ちの方を、どの順で案内するか
  • 食い違いが出た席を、どう扱うか

先の催しでも、食い違いは名簿を読み返す作業の中で見つかり、その席をどう扱うかは人が決めました。作業を機械に寄せるほど、社長の手元に残るのは「決めること」だけになります。

今日10分でできること

  1. 名簿の名前を番号に置きかえて、AI に分けさせる。Gemini や Claude に表を渡し、「下の名簿を、確定（入金済み）・入金待ち・キャンセル待ちに分けて、それぞれの番号を並べてください。どれにも当てはまらない行は、別に書き出してください。」と頼みます。別に出た行だけを社長が見ます。
  2. 空いた席を知らせる文を、AI に作らせる。「空いた席をキャンセル待ちの方に知らせる LINE の文を、短く作ってください。返事は『行けます』『今回は見送ります』のどちらかで答えられる形にしてください。」と頼み、日時と期限だけ書き足します。
  3. LINE公式アカウントで「キャンセル待ち」のタグを付ける。管理画面の「チャット」で相手を開き、ユーザー情報のタグの欄にあるえんぴつマークを押して「キャンセル待ち」を追加します。無料の範囲では、ひとりに付けられるタグは1個までです。
  4. 希望の日時をノートに書いておく。同じチャットのノートに、希望の日や時間を残します。空きが出たら「キャンセル待ち」のタグを押せば、待っている方のチャットだけが並びます。

自分でできる所と、作りが要る所

名簿を AI に分けさせること、案内の文を作らせること、LINE のタグとノートで待っている方に印を付けることは、管理画面と AI の画面だけでできます。

ここまで作ると、取り消しが出てから次の方の席が決まるまで、社長が名簿を数えたり、ひとりずつ打って知らせたりする所がなくなります。残るのは、いつまで待つか・どの順で案内するかを決めることだけです。

KIZUNA合同会社は、取り消しが出てからキャンセル待ちの方の席が決まり、名簿に残るところまでを、お店の今のやり方に合わせて作っています。ご提案例のページに、予約・ホームページ・ブログをまとめた例と、費用の目安があります。ご相談では、今の予約の名簿とキャンセル待ちの受け方を伺って、できること・かかる金額を書面でお返しします。ここまでは無料です。お電話（050-3718-7765）でも受けています。

ご提案例を見る相談する

質問と答え

キャンセル待ちの方に連絡する前に、何を確かめればいいですか？

名簿の中で、確定（入金済み）の方と、入金待ちや仮押さえの方を分けることです。確定の数だけで空いている席を数えてから案内を送ると、空いていない席を案内せずに済みます。

AIで予約管理はできますか？

名簿を読んで分ける、空いた席を数える、知らせる文を作る、といった作業は ChatGPT・Gemini・Claude のような AI に頼めます。誰を確定にするか、いつまで待つかはお店が決めます。予約の受付や返事の書き戻しまで続けて動かすには、仕組みを作る必要があります。

AIにお客さまの名簿を渡しても大丈夫ですか？

名前は番号に置きかえてから渡し、対応表はお店の手元にだけ残します。Google は Gemini の案内で、レビュアーに見られたくない機密情報は入力しないよう書いています。

LINE公式アカウントで、キャンセル待ちの人を分けて管理できますか？

管理画面のチャットで、相手に「キャンセル待ち」のタグを付けられます。タグを押すと、同じタグの方のチャットだけを探せます。無料の範囲では、作れるタグの種類は最大5個、ひとりに付けられるタグは1個までです。

参照した資料