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AIの使い方

AIでメール作成、返金の連絡は「いつ届くか」を必ず入れさせる

2026年11月2日　KIZUNA合同会社
この記事の要点
  1. カードの返金は、お客さまが入金として確かめられるまで約5〜10営業日かかることがあります。目安を書かずに「返金しました」とだけ送ると、明細に出ないお客さまから問い合わせが来て、社長が調べ直す手間が増えます。
  2. AIに返金の連絡を作らせるときは、金額・手続きの日・届くまでの目安・連絡先の4つを先に渡し、材料に無いことは［　］のまま残させます。
  3. 下書きができたら、別の頼み方で「項目が入っているか」だけをAIに照らさせます。金額と日数を決めるのは社長、文に並べるのがAIの仕事です。

返金の連絡に「いつ届くか」が無いと、なぜ問い合わせが増えるのか

返金の手続きをしても、お金はその日のうちにお客さまの手元へ戻るとは限りません。カード決済のサービス Stripe の説明では、銀行によって異なるものの、お客さまが返金を入金として確かめられるのは約5〜10営業日後です。同じページには、返金を確かめられないとお客さまから店へ連絡が来る場合がある、とも書かれています。

「返金しました」とだけ送ると、お客さまは翌日にカードの明細を開きます。そこに何も出ていなければ、店に「まだですか」と聞くしかありません。聞かれた社長は、決済の画面を開いて調べ、同じ説明をもう一度打つことになります。キャンセルが重なる月ほど、この往復が営業の合間に積み重なります。

返金が届かない形もあります。銀行やカードの会社が処理できなかったときは返金が失敗し、お金が戻るまでに、返金のリクエストから最大30日かかる場合がある、と Stripe は書いています。目安の日数を先に伝えておけば、その日数を過ぎても届かない方だけが連絡をくれます。調べる相手が絞られるわけです。

日数は、2026年11月2日に Stripe のドキュメント「支払いの返金とキャンセル」で確かめたものです。ほかの決済サービスでは目安が違うことがあるので、使っているサービスのヘルプで確かめてください。

AIに返金の連絡を作らせるときは、入れる項目を先に渡す

返金の連絡の下書きは、AI に任せられます。Gemini のヘルプにも、メールなどの最初の下書きを作れることが書かれています。ChatGPT・Claude・Copilot でも、頼み方は同じです。

うまくいくかどうかは、頼み方で決まります。「返金のメールを書いて」とだけ頼むと、AI はそれらしい丁寧な文を返しますが、届くまでの日数を勝手に作ったり、抜かしたりします。そこで、入れる項目と材料を先に渡し、材料に無いことは空欄のまま残させます。

  1. 必ず入れる項目を決める：返金する金額、手続きをした日、手元に届くまでの目安、届かないときの連絡先
  2. 材料を貼る：注文やキャンセルの内容と、決済サービスのヘルプにある目安の文
  3. 「材料に無いことは書かない」「分からない所は［　］のまま残す」と頼む
  4. できた文を、店の言い方に合わせて社長が直す

頼む文は、次のように書けます。

金額も日数も、AI が考える所ではありません。決めるのは社長と決済サービスの記録で、AI がするのは、それを読みやすい文に並べる作業です。

送る前に、項目が入っているかをAIに照らさせる

下書きができたら、もう一度 AI に頼みます。今度は文を書かせず、項目がそろっているかだけを見させます。

書かせた AI に、自分の文を直させないのがこつです。直させると、抜けた所を AI がそれらしく埋めてしまいます。Gemini のヘルプは、回答を再確認するよう求めています。Claude のヘルプにも、正しく見えても大きく間違っている文を書くことがある、とあります。照らした結果を見て、空いた所を埋めるのは社長の仕事として残します。

形が決まった文は、LINE公式アカウントの「定型文」に入れておけます。定型文を作ると、チャットで文章を打たずにそのまま送れます。毎回 AI に書かせ直すより、目安の日数まで入った形を1つ置いておく方が、抜けが起きにくくなります。

KIZUNAが組んだ仕組みでは、日数の無い返金文は送れない

KIZUNA が運営を手伝っているある催しの仕組みでは、返金の知らせに「5〜10営業日」の目安を必ず入れる決まりを、送る道筋そのものに入れました。返金の文に日数が書かれていなければ、仕組みが送らずに止めます。人が気をつける決まりにしておくと、忙しい日に抜けるからです。

流れは次の順です。

  1. お客さまがキャンセルのボタンを押す
  2. 決済サービスの側に返金が反映されたかを、仕組みが見張る（確かめが取れるまで送らない）
  3. 金額と目安の日数を入れた返金の知らせを組み立てる
  4. 送る直前に、日数が入っているかを仕組みが確かめる（無ければ止める）
  5. LINE でお客さまに届く

実際に、ある日のキャンセルでは、返金が決済サービスの側に反映されるのを夜まで見張り、確かめが取れてから知らせが出ました。社長が決済の画面を開きに行く手間は、この流れに入っていません。

作っていて分かったこともあります。この止める決まりを足したとき、試しの段階で、返金と関係のない予約の知らせまで止まってしまう誤りが見つかりました。止める決まりには、どの知らせに効かせるかの線引きが要ります。本番に出す前に見つけて直したので、お客さまへの知らせに影響は出ていません。

AI が文を整え、決まった項目が入っているかは仕組みが機械的に見る。金額を決めるのと、例外の方への対応は人。「判断は人、作業はAI」は、こういう分け方です。

今日10分でできること

  1. AIに、返金のお知らせの下書きを頼む。ChatGPT・Gemini・Claude のどれかを開き、「次の材料だけを使って、お客さまに送る返金のお知らせを書いてください。材料に無いことは書かず、分からない所は［　］のまま残してください。必ず入れるのは、①返金する金額 ②手続きをした日 ③お手元に届くまでの目安 ④届かないときの連絡先 です。材料：」と打ち、その後にキャンセルの内容を貼ります。
  2. 使っている決済サービスのヘルプで、返金が届くまでの目安を探す。ヘルプの検索欄に「返金」と入れ、お客さまの手元に届くまでの日数が書かれた文を見つけます。その文をそのまま、AIに渡す材料に入れます。
  3. できた文を、LINE公式アカウントの定型文に入れる。LINE公式アカウントのアプリで「チャット」を開き、チャットの設定から「定型文」を選んで、目安の日数まで入った返金の文を作っておきます。次からは打たずに送れます。
  4. 最近送った返金の連絡を、AIに照らさせる。送った文を貼り、「この文に、返金する金額・手続きをした日・届くまでの目安・連絡先が入っているかを1つずつ確かめ、入っていないものを挙げてください。文は直さないでください。」と頼みます。

自分でできる所と、作りが要る所

返金の連絡の下書きをAIに頼むこと、決済サービスのヘルプで目安を確かめること、LINEの定型文に入れておくことは、管理画面とAIの画面だけでできます。

ここまで作ると、キャンセルのたびに決済の画面を開いて反映を確かめ、文を打って日数を書き足す作業がなくなります。社長が見るのは、返金が失敗した方の知らせだけです。

KIZUNA合同会社は、キャンセルの受け付けから返金の確かめ、お客さまへの知らせまでを、AIと仕組みで人がほとんど触らない形にして作っています。ご提案例のページに、予約・ホームページ・ブログをまとめた例と、費用の目安があります。ご相談では、今のキャンセルと返金の受け方を伺って、できること・かかる金額を書面でお返しします。ここまでは無料です。お電話（050-3718-7765）でも受けています。

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質問と答え

カードの返金は何日でお客さまに届きますか？

決済サービスと銀行によって違います。Stripe の説明では、銀行によって異なるものの、お客さまが入金として確かめられるのは約5〜10営業日後です。使っている決済サービスのヘルプで目安を確かめ、その日数を返金の連絡に入れておきます。

AIでメールを作成するコツは？

入れる項目と材料を先に渡し、材料に無いことは［　］のまま残させることです。AIは間違えることがあるので、金額や日数はAIに考えさせず、社長が決めた値を渡します。下書きの後は、別の頼み方で項目が入っているかだけを照らさせます。

返金の連絡には何を書けばいいですか？

返金する金額、手続きをした日、お手元に届くまでの目安、届かないときの連絡先の4つです。目安の日数があると、その日数を過ぎても届かない方だけが連絡をくれるので、調べる相手が絞られます。

「返金がまだ届かない」と連絡が来たらどうすればいいですか？

決済の画面で、その返金の状態を確かめます。Stripe では、返金に対応する照会番号を案内すると役立つとされています。返金が失敗していた場合、お金が戻るまでに返金のリクエストから最大30日かかる場合があります。

参照した資料